一、目的

为了加强办公室系统的档案管理，实现档案的规范化、制度化、更好的为办公室各项工作服务，结合办公室实际情况，特制定本办法。

二、适用范围

凡办公室及各部门在工作中形成的，需要备查的文件资料，必须按规定向办公室行政办移交，集中管理，任何单位和个人不得据为己有。各部门及相关负责人应重视本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。办公室系统的文书立卷工作和档案管理工作由办公室行政部负责管理。

三、归档范围

【外部文件】

凡是反映办公室工作活动、具有查考利用价值的文件资料均属归档范围，其中包括：办公室及政府主管部门与有关办公室的所有文件资料、检查工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有保存价值的录音、录像等声像材料及登载的相关内容的报刊；

【内部文件】

办公室颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿；

办公室的请求及相关部门的批复文件，各部门及其他单位向办公室的请求及本办公室的批复文件；

工作计划、总结、报告；办公室召开的各种会议的文件以及会议形成的声像材料；

办公室领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录以及从外单位带回的与办公室有关的文件材料；

办公室领导或各部门及有关负责人代表办公室在外撰写的文章及重要讲话的稿本；

办公室的历史沿革（包括办公室简介）、大事记、反映办公室重要活动、事件的资料、声像材料、荣誉证书，具有纪念意义的宣传展览照片、录音、录像等文件材料；

办公室编印的办公室要闻、宣传简报等资料；

办公室启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

办公室人事任免、调配、培训、职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件；

办公室外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

办公室有关法律方面形成的文件材料，如与有关单位签订的各种合同、协议等文件材料；

办公室固定资产登记、财产、物资等；

四、立卷归档要求

归档文件原则上要求每份文件的纸制文件和电子版各存一份，没有电子版的可只存纸制文件；

办公室各部门及分支机构应每半年将需要归档的文件材料整理、立卷，向办公室行政部门移交；

各部门及分支机构在移交档案时，要严格履行移交手续；

归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保持和利用。具体应做到下述几点:

归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照、章程、有关业务的各种意向书、纪要、备忘录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像、数据制品等；

在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、多种文字形成的同一文件建立在一起，不得分开；

卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；

卷内文件材料应按排列顺序依次编写件号。应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也要编号；

永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化。没有题名应拟写题名。卷内文件目录放在卷内。

声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

本办公室各部门立卷所需的案卷皮。卷内文件目录表由行政办统一发放。

五、档案保管期限

文书档案的保管期限定位永久、长期和短期三种。短期为三年以上十五年以下，长期为十六至五十年。

确定办公室档案保管期限的原则：

凡是反映办公室主要职能活动和基本历史面貌的，对办公室有长远利用价值的档案，列为永久保管。

凡是反映办公室一般活动，在较长时间内对办公室工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

凡是在较短时间内对办公室有参考价值的文件材料，列为短期保管。

六、档案的鉴定与销毁

办公室行政办对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁；

档案鉴定工作由行政部主持，有关部门参加，提出存毁意见，经办公室领导批准后，方可销毁，销毁的档案应保留清单。

七、档案的借阅

办公室各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到办公室行政部填写档案借阅单，方可借阅；办公室各部门借阅非本部门的业务档案须经行政部批准，重要档案需经办公室主任批准方可借阅。

借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点；

借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散、剪裁、转借、复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带外出时，须经办公室主任批准；

借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，办公室视情况处理。