一、总则

（一）目的

为了进一步加强办公室合同管理，规范合同审批程序，提高工作效率，明确职责分工，保证合同顺利执行，现根据《中华人民共和国合同法》及办公室内部风险控制要求，制定本制度。

（二）基本原则

签订合同必须贯彻“平等互利、诚实信用、等价有偿”的原则。在签订合同过程中，所有徇私舞弊、不遵守审批流程私自签订合同、因工作失职给办公室带来重大风险、严重后果、毁坏声誉者，办公室均可予以处罚，直至解聘。

合同属于办公室重要档案，其签订、审批、保管、查阅等行为必须严格、谨慎。

审核、执行合同要求相关人员权责清晰、具有法律约束力。

（三）职责

经办人：经办人指办公室经济事项的具体直接承办人，负责合同条款的谈判、确认，并据此申请合同评审。经办人必须对所经办事情的真实性负责，按规操作。

审核人：审核人是指对经办人承办的经济事项负有审核责任的人员，必须核对、审查经办人支出事项的真实性、合理性，签字表明意见，并对其审核结果负责。审核人应从本专业角度对所审核事项给出审核意见。

业务审核：部门（项目）负责人负责本部门（项目）合同真实性和风险性的审核及权限范围内合同的审批。

行政审核：行政部负责对合同及合同评审表完整性审核，负责合同编码进行备案、盖章、归档及借阅登记。

专业审核：财务部门负责对合同的条款及预算进行审核，是否符合办公室内控制度及各项管理办法；办公室外聘律师负责对非办公室模版合同或经改动的合同的审核；

审批人:审批人是指对经办人承办的经济事项负有最终同意或否决权利的授权合同审批人员，并对其审批结果负责。审批人对所审批事项具有最终否决权，前一审批人否决的事项不能流经下一审批人审批。

审核方式：审批人可通过纸质文档签字审批，也可通过电子化系统审批，如邮件、OA办公系统审批与亲笔签字具有同等效力并负有相同责任。

各相关合同审核、审批人权限需报备办公室行政部、财务部，如有调整应及时提出变更申请，并向上述部门报备。

办公室内部审核、审批事项，签字权人不能以印章代替签字，电话、短信确认的需事后补签字。

（四）合同评审流程

相关人提交合同申请→部门负责人审批→递交办公室主任审批→签订合同、加盖印章。

二、合同签订规范

（一）根据办公室合同管理规范，尽量避免不必要的合同纠纷，合同签订应从办公室整体利益出发，严格执行办公室合同审批流程后进行签订。

（二）合同尽量使用办公室律师审核提供的标准合同文本，合同文本超过1页以上时应加盖骑缝章。

（三）合同中所涉及收款或付款时间务必使用明确的年月日，尽可能不使用开放性条款等易引起争议的、模糊的时间概念。

（四）合同不得随意涂改。如确有必要涂改，双方均应在涂改处签字（盖章），同时应经有相应签字权的负责人批准，涂改处也必须有相应签字权的负责人的签字。

（五）合同更改。凡是合同需要更改时，不能直接在原合同上更改，必须与客户签订更改补充合同（含传真件）。签订补充合同，必须填写《合同变更评审表》，按办公室审批权限及审批流程进行审批，审批通过，最后合同双方签字、盖章。

（六）所有合同原件壹式肆份，双方当事人各执贰份（特殊要求除外），办公室行政部门及财务部各执一份。

（七）合同编号。合同编号由办公室行政部在合同审批生效后，根据编码规则及合同登记台账流水号编制。

三、合同审批

（一）进行合同评审时，经办人应在《合同评审表》中填写完整的信息。信息不完整的，不予进行合同评审。

（二）合同审批及变更依据办公室规定的审批权限及审批流程执行。

（三）合同章保管人员在保证合同符合审批程序并经有签字权的人签字后，才能盖章，且盖章前必须审核合同文本，审查合同文本是否与审批意见一致，是否按审批意见进行了修改。

（四）财务部负责《合同评审表》及合同的保存归档。

四、合同审批原则及流程规定

（一）办公室经营类合同的审批：

1．签订原则：

签订合同之前必须了解对方当事人经济状况。包括：对方单位是否具有法人资格、经营权、履约能力并考查其资信情况，对方签约人是否为法定代表人或法人委托人及其代理权限，以确保所签订合同有效性。

2．特殊合同审批事项：

合同文本非办公室律师核定的标准文本：需经法务审批。

合同额控制：经营类合同额大于等于10万元，需由理事长加批；

投资类合同需财务部审核，理事长审批。

（二）审计、评估、律师、金融机构及其他非经营性服务类合同（协议）审批：

注：其他非经营性服务类合同（协议），包括但不限于我方接受的管理咨询、税务咨询及服务、各类管理方案设计、办公室形象设计、办公室各类标志设计、金融机构信贷及理财等非经营性合同。

1．审批原则：

中介机构或服务提供单位应有相应的服务资格，且中介机构的选择符合办公室审计/评估/法律咨询及其他服务目标，收费合理，需我方承担的其他费用符合行业惯例，中介机构项目组成员符合我方审计/评估/法律咨询或其他服务目标的要求，项目组成员与我方沟通顺畅。

2．审批程序：

审计、评估及税务中介服务、顾问合同及协议，由办公室审计部、办公室财务经理、办公室律师审核，由财务主管、主任联签审批后签订。

金融机构信贷和理财服务合同、协议，由办公室财务部、办公室律师审核，由财务主管、主任联签审批后，办公室理事长加批后签订。

其他各类中介、顾问及服务类合同、协议，由办公室相应主管部门负责人、办公室财务部、律师审核，由财务主管、主任审批后签订，涉及办公室资产增值、减值类合同应由理事长加批。

（三）固定资产/低值易耗品/办公家具的购买合同、购买申请审批：

购买合同（或购买申请）审批原则：固定资产/低值易耗品配置符合岗位工作需要，办公室库存中无相应设备，其他部门无相应闲置设备。

购买申请审批程序：由使用人提出申请，填写购物申请单，经库管员、行政管理部主任审核是否符合上述购买原则，审核通过后，由部门经理、财务经理审核，财务主管、主任审批后，由行政部统一购买。加批；一次购买金额超过500元的（含）由主任加批后，由行政部统一购买。

购买合同审批程序：由行政管理部拟订购买合同，由办公室财务部、办公室律师进行合同审订，由财务主管、主任审批后签订。

（四）办公室装修合同、协议、预算的审批：

办公室装修预算审批原则：办公室装修符合办公室战略发展需要，符合办公室业务发展需要，装修风格符合办公室文化内涵，预算金额与装修事项相符合，且奉行节约、实用原则。

办公室装修预算审批程序：装修预算由各需求部门提出装修需求，经主任初步同意后，由办公室行政管理部制订相应预算，办公室财务部审核后，办公室财务主管、主任审批通过。

办公室装修合同、协议审批原则：施工单位有相应作业资质，行业口碑良好，有相应的案例支持，报价公平合理。

办公室装修合同、协议审批程序：由行政管理部拟订装修合同、协议，由办公室财务部、办公室律师进行合同审订，由财务主管、主任审批后签订。

（五）办公系统建设立项及其他专项立项的审批：

1．审批原则：

项目符合办公室中长期发展需要，且技术条件具备、不存在技术上的障碍或其他不确定性；具有可靠的技术和资金等资源的支持；开发成功将大大提升办公室的竞争力、能获得可观的经济效益；并且成本能够可靠计量。

其他专项立项：能够直接或间接为办公室带来可观的经济效益，且成功率预估在80%以上。

2．审批程序：

合同审批由发起部门对项目作出详尽的可行性分析报告,作出相应的成本费用支付计划、效果评估及明确的项目研发里程碑，经办公室财务审核预算，合同内容经办公室律师审订后，经财务主管及主任审批通过。

（六）其他：

办公室对外投资、对外担保、对外借贷等审批，请依照办公室审议通过的相关规定。

五、合同付款审批流程

（一）办公室经营类合同付款流程：

办公室所有经营类合同付款前需严格执行办公室合同审核审批流程，取得合同编号，使用办公室统一印制的《付款申请单》。申请人提交相应主管部门领导、办公室财务经理审核，由办公室财务主管、主任联签审批。

（二）办公室非经营类合同付款流程：

办公室所有非经营类合同付款前需严格执行办公室合同审核审批流程，取得合同编号，使用办公室统一印制的《付款申请单》。申请人申请付款由相应主管部门领导审核，由办公室财务主管、主任联签审批后，财务部门执行付款。

六、附则

（一）本制度没有涉及的职权与责任事项，根据青爱工程办公室相关规定执行。

（二）本制度的修改需经办公室行政部及财务部审核，主任批准。

（三）财务部门有监督、检查各部门订立合同及履行合同情况的职责。

（四）本规定所涉及合同事项不涉及人事、劳动合同的签订。