一、目的

为规范印章、法人证书管理，维护办公室利益，特制定本办法。

二、适用范围

本办法所称印章包括：公章；法定代表人人名章；专用印章，包括财务专用章、合同专用章、人事管理专用章等；

本办法所称法人证书包括：组织代码证；法人登记证书；

本办法适用于对办公室公文、信函、便函、合同、协议书、介绍信、财务报表、统计报表及其他相关文本使用印章，以及对外工作中使用法人证书的管理。

三、印章的制发

行政部负责印章管理工作，包括印章的刻制、登记、发放、收回，监督印章的保管和使用。

需要刻制印章时，部门提出申请，报主任或其书面授权人员审批。审批通过后，交行政部按照有关规定统一刻制。

刻制印章后，行政部留存印鉴，登记印章名称、启用日期、使用范围后，由使用部门办理领用手续。

印章须经行政部发启用通知后才可使用，启用通知包括印章名称、使用部门、使用范围、启用日期等。

印章的更换或作废时，相关部门应将印章交还行政部销毁。

四、印章的保管

法定代表人人名章由主任或其书面授权人员保管、使用；公章、合同专用章、人事管理专用章由行政部保管、使用；财务专用章由财务部保管、使用。相关部门须指定专人作为印章管理员，负责印章的保管和日常使用。

印章管理员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，严防遗失、盗盖事件发生。

印章须存放在上锁的柜子内，用印完毕后立即将印章入柜，不得将印章长时间留在柜外。如有遗失，必须立即向行政部报告。

印章管理员不得委托他人代管代用印章。如因休假等原因离岗时，应事先与备岗人员办理好交接手续。

印章管理员离职时，必须在有负责人在场的情况下办理印章的移交手续。

遇特殊情况需持印章外出时，应当经过主任或其书面授权人员批准，并填写借章清单，方可出借。借章人员要对印章的安全负责，保证不丢失、不损毁、不错用滥用。

五、印章的使用

办公室各类印章基本使用范围如下：

公章用于以办公室名义对外的事项，包括信函、公文、备忘录、介绍信等；

行政部章用于以行政部名义的办公室内部发文，需要以办公室名义但又不适宜使用公章的一般事项如便函等，行政、后勤工作中以行政部名义对外的事项；

财务专用章用于财务票据、报表等；

合同专用章用于办公室对外签订的合同；

人事管理专用章用于退工通知单、收入与工作证明等对外出具的材料以及报到通知单等办公室内部材料。

六、用印手续

使用公章、合同专用章，由申请部门填写《办公室印章使用单》，经行政部初审后报主任或其书面授权人员审批；

正式文件用印，须提供领导签字批准的签发稿，必要时提供源起文件和附件。正式文件经签发后可直接用印，不必填写《办公室印章使用单》。

使用行政部章、人事管理专用章，由申请部门填写《办公室印章使用单》，经行政部初审后报主任或其书面授权人员审批；

以行政部名义的办公室内部发文、对外便函经签发后可直接用印，不必填写《办公室印章使用单》。

财务专用章用印按照《财务管理细则》以及相关财务制度执行。

七、用印注意事项

盖印位置恰当，印迹端正清晰。印章名称与用印件落款一致，不漏盖，不多盖。

有存根的两联介绍信、证件等应在落款处和间缝处加盖印章。

在合同、协议、备忘录等文本用印需加盖骑缝章。

不得在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等空白纸上用印。

八、法人证书的保管和使用

法人证书（正本、副本）由行政部指定专人保管。正本应置于办公场所的明显位置。

办公室工作人员如在对外工作中需要使用法人证书（复印件），应提出使用申请，经行政部初审后由主任或其书面授权人员批准。

九、附则

相关部门应将各印章、法人证书的保管员报备行政部。

违反本办法规定的，视情节轻重予以警告、处罚、解聘，直至追究法律责任。